大型活动赛事执行流程规范参考

一、组织结构说明

大型公开性活动工作较为复杂，涉及宣传、广告客户、赞助商以及更多繁杂的现场服务等事宜。因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案。

本标准将活动执行分为：信息沟通、方案制定、沟通分工、活动筹备、实地勘察、执行方认定、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。

二、信息传递沟通

信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。

三、方案制定

活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各部门讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。

常规活动简要方案基本要素：

活动名称与目的；

活动时间与地点；

举办/联办/协办单位；

与会领导、嘉宾、媒体与规模；

简要流程。

重大活动精细方案基本要素：

活动名称、背景、目的、意义与口号；

举办/承办/联办单位；

活动时间地点；

活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；

活动详细流程；

广告赞助客户与外宣合作媒体；

活动会务服务；

其它事项。

四、开会分工

活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。

活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助）

工作安排会三个目的：

讲述活动各项情况；

明确人员分工安排；

听取反馈意见。

工作安排会环节：

执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；

执行负责人介绍人员分工安排；

工作人员重述自身职责与安排；

听取反馈意见并及时协调；

领导总结发言。

分工管理方法：

由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。

由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。

项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。

五、活动筹备

在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。

来宾邀请接待及接待方案：

领导邀请和接待

嘉宾邀请和接待

媒体邀请和接待

邀请媒体名单

新闻夹内容

媒体签到

住宿登记表

媒介分工（活动现场位置）

接待物料

专访安排（名单、Qamp;A、）

活动进度

制定严格的活动筹备各项内容的进度表：

物料准备

现场布置

应急预案

AV部分

现场所有AV设备、音响、灯光、特效设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以确保所有设备的良好运转。特殊情况应当做应急备份

天气变化 雨天、大风环境设备物料安全

安保事件 在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安，防止中途发生突发事件，如发生意外变化及时疏导来宾。

如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域，确保在场领导的安全。

同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。

公安消防

活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；

安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；

场地建筑和设施的消防、安全情况；

入场票证的管理、查验措施；

场地人员的核定容量；

迅速疏散人员的预备措施。

后勤保障

安排专门工作人员负责用餐预订及送达

医疗救助 应急救援

指定工作人员用车和司机

文件打印

资料装袋、运输和存放

物品领取登记

生活用水

财务预算

文件管理

活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。

六、全体排练

针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。

七、现场执行

再次排查：

于活动正式开始前，所有工作人员提前就位，执行负责人须结合排练情况，对现场工作进行全面排查，尤其排查涉及领导安排的重要环节。

人员分工：工作人员重述自己的工作职责，确保所有人员全部到位；

物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐；

接待摆设：房屋内部摆设是否美观、干净、整洁；

电子设备：电子设备是否运行正常，所有音频、PPT、VCR等电子资料是否已完全到位；

领导礼品：检查礼品是否到位并摆放整齐，工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。

领导接待：

设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调，及时调配。当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。

接待工作的通常流程：

联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜；

领导即到时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接；

对于须由领导亲自迎接的领导，领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导；

活动礼仪引导领导入休息室，并提前安排茶水。

活动开始接待人员负责引导至活动现场；

现场配合：

活动执行负责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排，以配合现场活动流程中的所有工作。

八、工作人员礼仪

着装礼仪：

男士着装礼仪：

男士须穿正装（深色套装、领带、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；

女士着装礼仪：

女士宜穿正装（套装、丝袜、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；

仪态仪容：

在整个活动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务，注意自己的仪态仪容。

保持微笑，热情大方。

九、执行供应商责任要求

行为规范

应当做到协定计划入场 （特殊情况可以配合调整），做好被动应急物料调动，协同性

责任性配合，尽可能做到熟悉活动大致主要内容，做到又问必答，答事到人。着装应统一，且不得未经允许着有执行公司或第三方广告衫、广告衣服等、任何情况不得赤身露体。现场操作应严格服从现场指挥的安排（跨越指挥应当指挥现场指挥并下达授权）、方可听从。否则不予理会。应当对物料和现场安全做到监管、维护、制止等一切影响人身、财产、物料等因素。如发生丢失损坏且影响活动应追究原因承担相应责任。

活动结束撤场应当听从现场指挥确认，方可操作。现场指挥有权对执行方人员作合理性调度、安排。应当给予配合，人员配备应当成熟、干练。不得情绪化。影响活动活动进度，现场指挥有权追究相关责任。活动期间应当签署执行验收单。

制作物料

所有制作性物料应当安装设计要求制作，多种材料选择应当只会设计员和执行负责人选定，替代性材料同样操作，制作方不得私自更换或不知会决定，物料使用过程中出现如：气泡 折断 倒塌 破损 模糊 变形 起火等影响正常使用情况，追查原由是否为按要求制作或安装导致。发生以上情况且完全属实将不对相应物料付款。造成恶劣影响或影响活动正常进行的现场指挥有权立即对此作出追究。现场指挥有权委派人员或自行验收并签收物料验收单。再将物料统一放置制定位置。

*本文转载自知乎用户“罗先生知乎”